La préparation de colis constitue le pilier central qui garantit la satisfaction client et l’intégrité des marchandises. Lorsqu'elle est mal organisée, elle peut rapidement devenir un goulet d’étranglement et engendrer des retards, des erreurs et un stress pour les équipes.

Dans cet article, Le Coursier vous donne des solutions concrètes et actionnables pour améliorer durablement votre processus de préparation de colis.

1.  Pourquoi optimiser la préparation de colis est essentiel pour votre logistique ?

La préparation de colis joue un rôle clé dans le respect des délais de livraison. Lorsqu'elle est efficace, elle permet à la chaîne logistique de fonctionner sans rupture et garantit une expédition dans les temps.

Optimiser cette étape contribue également à réduire les erreurs d’expédition. Mauvais article, adresse incomplète, boîte abîmée : ces erreurs entraînent des retours, des réclamations clients et des coûts supplémentaires. Une préparation structurée limite ces risques et améliore la fiabilité des envois.

Enfin, une préparation de colis optimisée génère un gain de productivité significatif tout en diminuant les coûts. Les opérateurs passent moins de temps à chercher le matériel d’emballage, à corriger des erreurs ou à gérer des urgences de dernière minute. Ils peuvent ainsi traiter davantage d’expéditions en moins de temps.

2. Comment optimiser la préparation de colis pour gagner du temps ?

Standardiser les emballages pour accélérer la préparation de colis

La multiplication des formats de cartons et des types d’emballages est un frein majeur à la rapidité. Chaque choix supplémentaire ralentit la préparation et augmente le risque d’erreur. Standardiser les emballages permet au contraire de rendre le processus plus fluide et plus prévisible.

L’idéal est de sélectionner un nombre restreint de tailles de cartons, adaptées aux produits les plus fréquemment expédiés. Cela évite les hésitations et limite les erreurs de dimensionnement. Des cartons trop grands nécessitent une quantité importante de calage, tandis que des cartons trop petits augmentent les risques de dommages. Pour aller plus loin, la mise à disposition de kits d’emballage prêts à l’emploi (carton, calage, adhésif) permet de réduire considérablement le temps de préparation. En stockant ces fournitures à proximité immédiate du poste de travail, les équipes gagnent en efficacité et en confort.

Anticiper les documents d’expédition pour une préparation de colis efficace

Les documents manquants ou incomplets sont une cause fréquente de ralentissement lors de la préparation des colis. L’utilisation d’un système automatisé pour générer les étiquettes de transport en amont permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le taux d'erreur, car les données sont directement extraites des commandes logistiques. Les coordonnées du destinataire doivent malgré tout être vérifiées pour vous assurer qu'elles sont complètes et précises.

Les bons de livraison doivent également être prêts avant l’emballage. Cette anticipation permet un enchaînement fluide des opérations : emballer, étiqueter, contrôler, puis remettre le colis au transporteur sans interruption. Résultat : moins de stress, moins d’erreurs et un gain de temps immédiat.

Organiser l’espace de préparation de colis pour améliorer la productivité

Un espace de travail désorganisé ralentit inévitablement le prélèvement des fournitures et la chaîne logistique dans son ensemble. Il est donc essentiel de définir une zone spécifiquement dédiée à la préparation des colis. Cet espace doit être organisé de manière logique, en suivant un itinéraire optimisé pour le picking. Les stocks de cartons, de calage, d'adhésif et d'étiquettes doivent être placés à proximité immédiate des préparateurs afin de limiter les déplacements superflus.

Un poste de travail ergonomique avec une hauteur de table adaptée et des fournitures rapidement accessibles améliore le confort des équipes et peut faire gagner plusieurs minutes par colis. À l’échelle d’une journée ou d’une semaine, ces minutes cumulées représentent un gain de temps considérable, tout en réduisant la fatigue des opérateurs.

Anticiper les enlèvements pour fluidifier le transport des colis

Même une préparation de colis optimisée peut perdre en efficacité si les enlèvements ne sont pas anticipés. Les urgences de dernière minute génèrent du stress et augmentent le risque d’erreur.

Pour éviter cela, les colis doivent être prêts avant l’heure d’enlèvement prévue. Informer le transporteur en amont du nombre de colis, de leur poids et de leur volume facilite l’organisation du ramassage. Centraliser les colis dans une zone clairement identifiée de l'entrepôt et facilement accessible permet également de fluidifier l’intervention du coursier.

3. Les erreurs courantes lors de la préparation de colis qui font perdre du temps

Certaines erreurs reviennent fréquemment et nuisent fortement à l’efficacité de la préparation de colis. Un mauvais emballage, par exemple, peut entraîner des casses ou des refus de prise en charge par le transporteur. Des informations manquantes ou erronées provoquent des retards, voire des pertes de colis.

La préparation de dernière minute est également un facteur de stress et de désorganisation. Elle augmente le risque d’oubli et complique la coordination avec le transporteur. 

Enfin, une mauvaise estimation du poids et du volume peut entraîner des surcoûts ou l’envoi d’un véhicule inadapté. Identifier ces erreurs et mettre en place des procédures claires permet d’éviter ces pertes de temps répétées.

En appliquant ces méthodes simples et éprouvées, vous gagnerez un temps précieux lors de la préparation de vos colis tout en sécurisant vos envois.