Organiser un événement ne s’improvise pas. C’est pourquoi vous devez vous entourer d’une solide équipe. Déléguer votre transport événementiel à un professionnel vous assure une tranquillité d’esprit et une prestation de qualité. Voici nos 6 conseils pour mettre en place un transport sur mesure adapté à vos besoins et à vos impératifs. 

1. Déterminez vos besoins en transport événementiel

Vos besoins en transport événementiel peuvent varier en fonction de votre événement. Toutefois, le respect des délais est crucial dans ce secteur. C’est pourquoi vous devez choisir le mode de transport le plus adapté.

Vous devez tout d’abord définir de façon assez claire le nombre et le poids de vos colis. En effet, il faut que le véhicule puisse prendre en charge des objets volumineux tels que la sonorisation. De plus, penchez-vous sur vos besoins en manutention. Les objets fragiles nécessitent du matériel spécifique (caisses en bois, ridelles, hayons…) pour leur manipulation et transport.

Grâce à sa large flotte d’utilitaires, une entreprise de transport événementiel pourra vous proposer une prestation adaptée à vos besoins.

2. Identifiez vos besoins annexes au transport événementiel

Outre le transport événementiel, vous pouvez avoir des besoins annexes tels que l’aide pour le stockage ou l’emballage, le montage ou démontage de votre stand pour un salon… 

Les transporteurs ont généralement des équipes composées de manutentionnaires formés et expérimentés au déplacement d’objets fragiles. Ils prennent en charge l’installation de votre stand. Pose d’affiches, installation de peintures, de kakémonos ou d’équipements informatiques… ils s’occupent de tout. Les chauffeurs livreurs ont simplement besoin de votre cahier des charges détaillant vos besoins. Vous pouvez ensuite arriver en toute sérénité à votre événement.

Vous pouvez également déléguer votre logistique post-salon. Démonter la structure du stand n’est pas une tâche aisée. C’est pourquoi une équipe peut vous aider sur cette dernière étape et vous livrer le matériel nécessaire à l’heure qui vous convient. 

Enfin, des solutions d’emballage et de stockage votre matériel d’exposition peuvent vous être proposées. 

3. Définissez un budget adapté à votre transport événementiel

Il faut ensuite définir votre budget logistique lié à l’organisation de votre transport professionnel. Cela est crucial pour vous, mais également pour votre prestataire. En effet, les éléments inclus dans une prestation varient selon le budget disponible. Vous pourrez ainsi vous orienter vers une prise en charge basique ou une offre extrêmement complète. 

Commencez par identifier deux types de budgets : 

• La fourchette basse : optimisation des coûts
• La fourchette haute : marge de manœuvre confortable

Vous devez ensuite lister les éléments pouvant impacter le devis du transport événementiel : 

• Location des lieux
• Volume et poids du matériel à transporter
• Transport spécifique : transport frigorifique, transport suspendu, transport dédié…
• Équipe de montage, chauffeurs livreurs

Lorsque vous préparez un événement, le budget est un réel outil de contrôle. Il vous permet de garder en tête vos objectifs et d’éviter les écarts trop importants. De plus, vous pouvez évaluer la faisabilité de vos envies. 

4. Optez pour une solution de transport sur mesure

Il est préférable de choisir un transporteur spécialisé dans l’événementiel vous proposant des solutions de transport sur mesure. Chaque événement est unique. Optez pour une société flexible vous offrant des prestations personnalisées. 

L’entreprise peut ainsi prendre en charge la livraison de vos colis, palette ou marchandises volumineuses dans les véhicules adaptés. Les délais pourront être respectés et une sécurité maximale est portée à vos expéditions. De plus, les prestataires peuvent mettre en place un transport frigorifique ou un autre transport spécifique à la demande.

5. Communiquez efficacement avec votre prestataire

Réussir votre transport événementiel repose sur une bonne communication. Dans le secteur de l’événementiel, il n’est pas rare que des imprévus se produisent. Il est donc primordial d’avertir l’entreprise avec laquelle vous travaillez en cas de changement. Le moindre changement, même infime, peut avoir un impact important sur le transport événementiel. 

6. Faites appel à une société spécialisée en transport événementiel

Organiser un transport événementiel ne s’improvise pas. C’est pourquoi vous devez faire appel à des experts. 

Cela vous permet d’une part de vous concentrer sur votre cœur d’activité avec vos équipes. En effet, le prestataire gère le transport de A à Z. Vous bénéficiez d’un service entièrement personnalisé répondant à vos besoins. 

De plus, vous bénéficiez de prestations de qualité. Un interlocuteur unique vous est attribué. Ce dernier se consacre uniquement à votre projet et met en place une logistique événementielle sur mesure. Le jour de l’événement, il assure un suivi opérationnel pour garantir la bonne exécution de l’événement. 

Enfin, nous vous proposons des services annexes au transport : stockage, emballage, assurance ad valorem, mise en déchetterie, installation et désinstallation de stand, retour des marchandises sur le lieu de stockage…

Vous avez toutes les clés pour organiser un transport événementiel sans accroc !