L’envoi de colis en masse, qu’il s’agisse de cadeaux clients ou de produits dans le cadre d’une campagne de communication, représente souvent un investissement important. Pour que l’opération atteigne ses objectifs, chaque colis doit parvenir à son destinataire dans les meilleures conditions. Pourtant, les erreurs d’adresse et les absences restent parmi les principales causes d’échec lors des livraisons en nombre. Ces incidents peuvent avoir des conséquences sur l’organisation de l’opération, mais également sur son budget.

Découvrez dans cet article les meilleures pratiques qui vous permettront de réduire significativement ces risques.

1. Quelles sont les répercussions des absences et des erreurs d’adresse ?

L’impact opérationnel sur la livraison en nombre

Les échecs de livraison peuvent entraîner plusieurs conséquences sur l’organisation et la gestion des opérations.

Colis non distribué

Un échec de livraison peut avoir des conséquences importantes selon la nature du colis. Par exemple, une campagne prévue sur les réseaux sociaux peut être retardée ou annulée si les produits ne sont pas livrés à temps. Certaines marchandises peuvent également être perdues ou devenir inutilisables lorsqu’elles ne peuvent pas être conservées dans de bonnes conditions. C’est notamment le cas des produits nécessitant une conservation particulière, comme certains produits cosmétiques, qui ne peuvent pas être stockés temporairement dans n’importe quelles conditions.

Stockage temporaire

Lorsqu’un colis ne peut pas être livré, il doit généralement être retourné à l’entrepôt et stocké temporairement dans l’attente d’une nouvelle instruction ou d’une nouvelle tentative de livraison.

Temps consacré à la gestion des échecs

Chaque incident demande du temps aux équipes. Il peut être nécessaire de contacter le client pour connaître les consignes à suivre, d’envoyer des messages, de relancer le destinataire, ou encore d’organiser une nouvelle livraison. La gestion de ces incidents représente donc une charge de travail supplémentaire pour les équipes.

L’impact financier sur la livraison en nombre

Les échecs de livraison peuvent également entraîner des coûts supplémentaires. C’est notamment le cas lorsqu’une nouvelle livraison doit être organisée pour un colis qui n’a pas pu être remis. À ces dépenses peuvent s’ajouter les frais liés au stockage temporaire des colis retournés. Enfin, le temps consacré par les équipes au traitement et au suivi des incidents représente également un coût indirect souvent sous-estimé. Limiter les échecs de livraison est donc un moyen efficace de maîtriser le budget de l’opération.

2. Comment éviter les absences et les erreurs d’adresse ?

Nettoyer et contrôler le fichier avant la livraison en nombre

Avant d’effectuer la commande de transport, il est important de vérifier les informations présentes dans le fichier d’expédition afin de limiter les erreurs et les problèmes de livraison.

Il est notamment recommandé de contrôler :

• Les noms et prénoms des destinataires,
• Les numéros et noms de voie,
• Les codes postaux et les communes,
• Les compléments d’adresse,
• Les coordonnées téléphoniques, lorsque cela est nécessaire,
• Les informations spécifiques aux sites professionnels : bâtiment, étage, service ou point de réception.

Cette solution contribue à améliorer le taux de réussite des livraisons.

Détecter les doublons et les adresses incomplètes

Les bases de données utilisées lors des campagnes d’envoi comportent parfois des doublons ou des informations incomplètes. Un contrôle préalable du fichier permet d’identifier ces problèmes et de les corriger avant le départ des expéditions.

Identifier les adresses sensibles

Certaines adresses sont plus complexes que d'autres à desservir. C’est notamment le cas des centres commerciaux, des zones industrielles ou des sites difficiles d’accès. Identifier ces adresses sensibles en amont permet d’anticiper les éventuels besoins d’informations supplémentaires.

Vérifier que l’adresse est suffisamment précise

Dans certaines situations, il est nécessaire d’ajouter des informations complémentaires afin de faciliter le travail du transporteur. C'est notamment le cas pour les sites professionnels. Il peut s’agir du bâtiment, de l’étage, du service concerné, du nom et du numéro de téléphone du destinataire, ou encore du code d’accès. Plus l’adresse est précise, plus les risques d’erreurs ou de retards sont réduits.

Prévenir les destinataires de la livraison en nombre

Lorsque cela est possible, il est important d’informer les destinataires de la livraison afin qu’ils puissent s’organiser pour réceptionner leur colis. Cette anticipation permet de limiter les absences et donc de réduire le risque d’échec de livraison.

Prévoir une procédure en cas d’échec de livraison

Avant le lancement de l’opération, il peut également être utile de définir une procédure claire pour les principaux cas de figure :

• Que faire en cas d’absence du destinataire ?
• Comment traiter une adresse erronée ou incomplète ?
• Où orienter un colis qui ne peut pas être remis ?
• Qui contacter en cas d’anomalie ?
• Comment organiser une seconde présentation ?

Anticiper ces situations permet d’éviter de traiter chaque incident au cas par cas. Les équipes disposent ainsi de consignes claires, peuvent prendre des décisions plus rapidement et réagir plus efficacement lorsqu’un problème survient.

En mettant en place ces bonnes pratiques, vous pourrez réduire les échecs de livraison et sécuriser vos opérations.