Effectuer une commande de transport peut sembler simple, mais un oubli ou une erreur peut retarder une expédition, générer des surcoûts et nuire à la satisfaction client. Pour garantir une livraison fluide et sans mauvaise surprise, certaines informations sont donc absolument indispensables.

Découvrez dans cet article les 5 éléments essentiels que vous ne devez jamais négliger dans une commande de transport.

1. Communiquez des adresses complètes et précises lors de la commande de transport

Tout ordre de transport commence par la vérification des informations transmises. Fournir des adresses complètes est une étape essentielle pour garantir une prise en charge rapide de vos palettes et autres colis. Une adresse mal renseignée peut conduire à des retards, voire à une annulation de la mission.

Alors, comment éviter ces écueils ? En indiquant précisément les lieux d'enlèvement et de dépôt :

• Adresse exacte de retrait et de livraison : numéro, rue, code postal et ville.
• Détails d’accès : étage, bâtiment, digicode, etc.

Pensez également aux contraintes logistiques ou spécifiques qui peuvent compliquer le travail du livreur s'il n'en a pas été informé en amont. Parmi les obstacles courants, on retrouve l’absence d’ascenseur pour des livraisons en étage, la présence ou non d'un quai, la nécessité d’un badge pour accéder à une zone réglementée, ou encore la difficulté d'accès lorsque le lieu d'enlèvement ou de livraison se trouve dans une rue piétonne, une ZFE, ou dans une zone avec des horaires de circulation restreints.

2. Transmettez les coordonnées des contacts sur place

Avoir un interlocuteur joignable sur site est souvent décisif. Cette précaution facilite le travail du livreur en lui permettant de résoudre rapidement tout imprévu, comme un accès restreint ou une difficulté à localiser le point d'enlèvement ou de dépôt. Pour garantir une prise en charge et une livraison fluides, il est impératif de communiquer :

• Nom et prénom de la personne sur place
• Numéro de téléphone (de préférence mobile)
• Indications utiles : joignable après 14h, nécessité de prévenir l’accueil, etc.

Un contact fiable et réactif est une solution essentielle pour éviter les blocages et respecter les délais de votre envoi.

3. Indiquez clairement les délais et contraintes horaires de la commande de transport

Le temps est souvent un facteur critique dans le transport routier de marchandises, d'autant plus lorsqu'il s'agit d'une livraison express. Un créneau horaire mal défini ou des délais flous peuvent compromettre l'efficacité de la prestation. Pour éviter ces désagréments, il est impératif d’indiquer précisément les plages horaires pendant lesquelles les sites sont accessibles :

• Créneaux horaires de retrait et de livraison possibles
• Contraintes spécifiques : retrait impératif avant 11h, livraison après 14h, fermeture entre 12h et 13h, etc.

Ces informations permettent au transporteur de planifier la livraison en conséquence. Cela réduit non seulement les risques de malentendus, mais améliore aussi la fluidité de l’ensemble du processus logistique.

4. Détaillez les caractéristiques de la marchandise à transporter

Chaque type de marchandise a ses propres exigences en termes de transport. C'est pourquoi il est important de fournir des informations détaillées sur les caractéristiques des produits lors de votre commande :

• Dimensions, poids, nombre de colis
• Contenu : fragile, dangereux, alimentaire…
• Valeur estimée pour l’assurance

Ces renseignements permettent au transporteur de choisir un véhicule adapté, d'anticiper les besoins logistiques éventuels, et d'assurer une livraison en toute sécurité. Par exemple, un colis volumineux nécessitera un véhicule et des équipements spécifiques, tandis qu’un envoi sensible demandera des précautions en matière de transport et de manutention. Une mauvaise estimation ou une omission peut conduire à des ajustements coûteux en dernière minute.

5. Précisez les prestations attendues de la commande de transport

Une commande de transport ne se limite pas à transporter un colis d’un point A à un point B. Selon les besoins spécifiques, des prestations complémentaires comme le stockage ou l'emballage peuvent être requises pour garantir une livraison en accord avec vos attentes réelles. Si ces services ne sont pas clairement définis dès le départ, cela peut conduire à des erreurs, des retards ou une augmentation imprévue du prix du transport.

• Lors de votre commande, pensez donc à indiquer à votre transporteur si des services complémentaires sont à prévoir :
• Faut-il que le transporteur emballe le colis ?
• Y a-t-il un portage en étage ou une distance importante à parcourir à pied ?
• Une installation ou dépose sur site est-elle prévue ?

Définir clairement les prestations attendues dès la commande permet donc d’aligner parfaitement vos besoins avec le service fourni par le prestataire logistique. Cela contribue à une expérience fluide, tout en évitant les malentendus qui pourraient nuire à votre activité.

En somme, une commande de transport bien préparée est un levier puissant pour optimiser vos opérations logistiques. En transmettant systématiquement ces 5 éléments clés, vous faciliterez le travail du transporteur, réduirez les risques d’erreur et assurerez à vos clients une expérience optimale.