La refacturation intervient lorsque le transporteur applique des frais additionnels après une expédition. Ces coûts imprévus peuvent être dus à divers facteurs comme, par exemple, un poids mal calculé ou un nom mal orthographié, et peuvent rapidement gonfler le budget alloué aux opérations logistiques.

La prévention est donc un levier essentiel que chaque société doit actionner afin d'éviter de payer une note finale plus élevée. Mettre en place un ensemble de mesures proactives permet non seulement d'économiser sur le prix du transport mais aussi d'améliorer l'expérience client, renforçant ainsi leur fidélité. Alors comment éviter la refacturation après une livraison ? Retrouvez ici tous nos conseils. 

1. Indiquer le colisage réel au transporteur

Les informations relatives au colisage doivent être transmises de façon précise et détaillée au transporteur car chaque erreur peut conduire à l'émission d'une nouvelle facture. Ces données doivent donc être méticuleusement vérifiées avant d'être indiquées. Elles comprennent :

• Les dimensions du colis : certains formats de colis ne sont parfois pas pris en charge par les transporteurs professionnels. C'est le cas lorsque le traitement des marchandises est automatisé. Un traitement manuel qui n'a pas été prévu fera l'objet d'une facturation plus importante.
• Le poids : les transporteurs prennent en compte le poids et le volume des commandes à transporter pour chiffrer leurs services. Par ailleurs, le choix du véhicule de livraison s’effectue en fonction des informations transmises. Un changement de véhicule non prévu dans le devis initial aura un coût additionnel.
• L'emballage : les produits doivent être correctement emballés pour éviter tout litige dû au non-respect des conditions énoncées par le prestataire logistique.
• Prenez le temps de vérifier les informations relatives au colisage. Cela vous évitera le paiement d'un montant majoré à l'issu de la prestation de transport.

2. Contrôler les adresses de livraison

Les erreurs d'adresses sont une source commune de frais supplémentaires. Une adresse incomplète ou incorrecte peut entraîner des retards significatifs ainsi que des coûts additionnels dus à la nécessité de rediriger ou réexpédier le colis. Du numéro de rue au code postal, toutes les informations doivent être vérifiées et leurs mentions doivent être apposées de façon lisible sur les colis. 

L'utilisation de logiciels spécialisés dans la vérification d'adresses permet non seulement d'éliminer ce type d'erreur mais aussi d'accélérer le processus global d’expédition.

3. Vérifier les dates et les heures de livraison pour éviter la refacturation

Une bonne planification passe par une vérification minutieuse des horaires et des dates de livraison. Cela implique une coordination obligatoire avec le transporteur mais également avec le destinataire afin d'éviter tout retard susceptible d’engendrer des coûts supplémentaires. Pour y parvenir :

• Confirmez toujours les dates et heures convenues avec votre partenaire logistique, mais également vos clients dans le cas des livraisons sur rendez-vous.
• Informez le transporteur de tout retard ou changement dans la planification prévue.

4. Prendre en considération les particularités du lieu de livraison

Certaines destinations possèdent des restrictions d'accès qui peuvent empêcher le véhicule de livraison d'arriver jusqu'au client. Une bonne connaissance préalable permettra d’éviter toute surprise désagréable le jour de la livraison.

Il est également essentiel de prévoir toutes les ressources nécessaires telles qu'un équipement spécifique ou du personnel supplémentaire afin que tout se déroule sans accroc.

5. Respecter les horaires de livraison pour éviter la refacturation

Une communication claire est capitale afin que toutes les parties prenantes soient alignées. Cela inclut notamment :

• Des directives précises données à vos opérateurs pour que les marchandises soient prêtes à être enlevées à l'heure et à la date convenue.
• Une collaboration étroite avec votre partenaire logistique.
• Un échange d'informations actualisées avec le client pour s'assurer de la bonne réception du colis en temps et en heure.

Toute entreprise soucieuse d’optimiser ses opérations logistiques doit mettre en place des stratégies efficaces afin d'éviter une refacturation du transport. En intégrant ces pratiques dans vos procédés habituels, vous pourrez non seulement réaliser des économies mais aussi renforcer votre image auprès de votre clientèle.